Система автоматизации офисной деятельности "ОФИС 2000 АССИСТЕНТ"
Стремление рационализировать офисно - управленческую деятельность, мгновенно получать нужную информацию, быстро и свободно ориентироваться в делопроизводстве предприятия и на основании этого принимать обоснованные и единственно верные решения подталкивает каждого руководителя на поиск оптимальной для этих целей системы автоматизации.
Система "ОФИС 2000 Ассистент" привлекает внимание именно тем, что позволяет легко и элегантно справится с решением любой из перечисленных выше задач.
Удачный общий дизайн, подробное описание отдельных режимов работы и удобство работы в каждом из них - убедительные доводы в пользу применения этой автоматизированной системы в деятельности предприятия.
Работа с системой начинается с формирования первоначальной базы данных предприятия, куда входит информация о кадрах, о состоянии расчетного счета и кассы, о поставщиках и покупателях. К начальному этапу можно отнести также занесение данных об остатках товаров и комплектующих на складе, внесение изменений и дополнений в справочники типовых хозяйственных операций, в систему счетов и корреспондирующих проводок. Все это необходимо выполнить для того, чтобы адаптировать систему "ОФИС 2000 Ассистент" к деятельности конкретного предприятия. Наличие и в печатной, и в электронной документации раздела с кратким описанием первоначальных операций, в том числе установки параметров настройки и формирования справочников, позволяет быстрее начать работу. Справочный материал системы, механизм создания и поддержки рабочих справочников (от справочника типовых хозяйственных операций до телефонного и географического) существенно облегчают создание базы данных с наиболее полной, подробной, а иногда и уникальной информацией. Забавно, что, несмотря на уверения авторов, будто система предназначена для работы исключительно внутри страны (без операций импорта/экспорта с зарубежными государствами), географический справочник содержит краткую информацию по 26 странам. Правда, несколько смущает то, что, по данным этого справочника, в России только один город - Москва, а в США три - Вашингтон, Лас-Вегас и Нью-Йорк.
После выполнения подготовительных операций "ОФИС 2000 Ассистент" можно использовать как рабочую систему. Она рассчитана на роботу одного или нескольких операторов и может эксплуатироваться в сетевом режиме.
Тестирование пакета в полном объеме - непосильная задача для скромного бухгалтера. Поэтому основное внимание мы сконцентрировали на исследовании некоторых, на наш взгляд, наиболее важных возможностей: выполнении бухгалтерских задач, полноте и достоверности справочной системы и ведении складских операций.
Два важнейших режима работы рассматриваемой системы - РАБОТА и ФИНАНСЫ - позволяют контролировать основные направления деятельности предприятия, связанные с движением его активов, то есть товарно-материальных ценностей и денежных средств.
Для того чтобы любой первичный документ создавался оперативно и корректно, используются все справочные материалы (естественно из локального справочника программы!), содержащие информацию не только о состоянии товарно-материальных активов и денежных средств на счетах предприятия, но и внешние справочные данные о поставщиках и покупателях, их банковские реквизиты. Отдельно можно воспользоваться справочником по банкам; такая возможность очень полезна, если приходится оформлять большое количество платежей.
В дальнейшем данные первичных документов по движению активов используются не только в качестве информационных, но и в качестве учетных регистров бухгалтерской системы. Следует отметить, что система "ОФИС 2000 Ассистент" допускает работу с программой фирмы "1С: Бухгалтерия", которая на территории СНГ является стандартом de-facto.
Одновременно с первичными документами создаются документы налогового учета - налоговые накладные. В качестве учетных регистров формируются "Книга учета покупок товаров и услуг" и "Книга учета продаж товаров и услуг", как этого требует современное налоговое законодательство.
Одновременное создание налоговых накладных и автоматизированное ведение книг по налоговому учету не только позволяет сэкономить время и избежать механических ошибок, но и дает возможность в любой момент времени определиться в своих налоговых обязательствах и принять правильное административное решение.
Каждый первичный или отчетный документ можно вывести на печать в стандартизованном виде.
В этом обзоре мы уделили много внимания возможностям создания первичных документов, поскольку работа именно с ними относится к разряду "рутинных", занимает очень много времени и, как правило, является источником дополнительных ошибок и неточностей в бухгалтерском учете. Кроме того, при ограниченной численности персонала и большом товарообороте такая работа отнимает время, отведенное на проведение маркетинговых исследований и на поиск решения многочисленных административных задач, которые возникают из-за нестабильности рыночной ситуации, несовершенства налогового, таможенного, гражданско-правового законодательства и т.д.
"ОФИС 2000 Ассистент" позволяет получить отчетную информацию в любое время и за любой период. Эта возможность очень важна, потому что помогает более полно и осознанно пользоваться имеющейся информацией. Раздел МАРКЕТИНГ обеспечивает выполнение задач, направленных на управление деятельностью предприятия. Сочетание обширного справочного материала с созданной базой данных, содержащей информацию о юридических и физических лицах, имеющихся потенциальных партнерах, поставщиках и покупателях, дает возможность проводить фундаментальные маркетинговые исследования, направленные на расширение существующих и на поиск новых рыночных сегментов.
Хотелось бы, чтобы этот раздел содержал дополнительно справочную законодательную базу, касающуюся правовых основ создания и деятельности предприятия любого вида собственности, составления контрактов с местными и зарубежными партнерами, привлечения иностранных инвесторов.
В системе имеется, но только в качестве дополнения, собственная бухгалтерская подпрограмма. Недостатком ее является ограниченность и отсутствие, например, такого раздела, как заработная плата, где должны быть справочники статистики заработной платы, справочники начисления налогов и т.д. Кроме того, в ней нет даже минимального набора стандартных отчетов по обязательным налогам и сборам.
Система не выполняет классического финансово-экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия с выходом на такие относительные показатели, как коэффициент автономии, коэффициент финансовой стабильности, коэффициент ликвидности и т.д., и этот факт можно отнести к ее недостаткам.
Однако возможность получения огромного количества абсолютных показателей, а также удобство и простота использования системы убеждают в ее несомненном преимуществе над системами, предназначенными исключительно для бухгалтерского учета. (Многие из них спроектированы для работы под управлением DOS, что затрудняет их использование, и, естественно, осложняет создание развитого интуитивного интерфейса.)
Специфика учета и ограниченность доступа в бухгалтерскую программу предприятия исключают возможность выполнения оперативного анализа показателей деятельности предприятия неспециалистом в области бухгалтерского учета. Специалист же, как правило, полностью концентрируется на правильном ведении бухгалтерского учета с соблюдением налогового законодательства, ответственностью перед которым он обременен.
Программа "ОФИС 2000 Ассистент" дает такую возможность. Более того, великолепно организованная автоматизированная система помогает сделать сложную работу бухгалтера увлекательнее и интереснее, а его деятельность - намного эффективнее.
Мы столько говорили о достоинствах и преимуществах системы "ОФИС 2000 Ассистент", что как-то неловко теперь переходить к недостаткам. Однако ничто не совершенно. Естественно, в условиях ограниченного тестирования трудно получить полную информацию об ошибках и недочетах программы.
Хорошее впечатление подпортили несколько моментов. Во-первых, некоторые возможности далеко неочевидны. Чтобы разобраться в них, нужно обращаться к документации (которая, надо отдать должное, составлена очень хорошо). Например, при введении остатков по складу на начальном этапе работы необходимо создать аналитические карточки товара, но в возникающих формах это можно сделать только через контекстное меню (открывающееся по нажатию правой кнопки мыши). В другом месте в ту же форму можно ввести новые данные, воспользовавшись кнопкой Добавить. Было бы удобнее, если бы кнопки привязывались к формам, а не к разделам программы.
Во-вторых, система контекстной помощи, очень полезная во многих случаях, иногда подсказывает невесть что: при вводе данных на партнера - физическое лицо для полей "Индивидуальный налоговый номер" и "Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС" в окошке контекстной помощи радостно высвечивается "Код ЗКПО предприятия (до 9 знаков)".
В-третьих, при работе пакета под русской версией Windows NT 4.0 SP3 (Build 1351) не все надписи отображались правильно - правда, это касается только декоративных, неинформативных подписей. Руководство предупреждает о возможности неверного отображения шрифтов, но ни один из предложенных методов выхода из положения результата не дал. Конечно, это не серьезный недостаток, но:
И, в-четвертых (это особенно обидно), система не поддерживает длинных имен файлов, что стало уступкой многоплатформенности (пакет работает под управлением Microsoft Windows всех версий).
Однако ни эти, ни немногие иные обнаруженные несуразицы не повлияли на высокую оценку пакета. Очень приятно наблюдать взлет отечественного производителя ПО, качество продукции которого можно без преувеличения назвать мировым.
ОФИС 2000 Ассистент 2.3 (ОЕМ-версия)
розничная цена: около 168 грн.
Опубликовано в журнале PCWORLD Ukraine ? 1998 г.
С АБ СТИЛЕМ по жизни
Компания "АБ Система" объявляет о выходе новой коммерческой версии программы "АБ Стиль". Это текстовый редактор с поддержкой украинского, русского, английского языков интерфейса и справочной системы. "АБ Стиль" нетребователен к системным ресурсам и занимает мало места на диске.
Программа очень проста в освоении и удобна в работе. Она предоставляет необходимые возможности для создания, редактирования и оформления документов. Это первая версия продукта, который будет постоянно развиваться и совершенствоваться. К бесспорным достоинствам нового текстового редактора можно отнести и его невысокую стоимость.
В то время, когда повсюду говорят о цивилизованном рынке программного обеспечения, "АБ Система" его создает. Более года назад было принято решение о выпуске украинского текстового редактора. А сегодня "АБ Стиль" стал полноценной альтернативой для зарубежных программ, используемых, как правило, нелегально.
Возможно, выпуск украинского текстового редактора на фоне изобилия пиратских программных продуктов многим покажется бесполезным. Но компании, которые заботятся о своей репутации и дорожат собственным временем и деньгами, не смогут долго оставаться в стороне от цивилизации.
Уже подписано соглашение с компанией K-Trade, согласно которому с 20.09.1999 все компьютеры "Bravo" будут укомплектованы ОЕМ-версией АБ Стиль. Цена коробочной версии программы составит 60 грн. Стоимость ОЕМ-версии для сборщиков не превысит 20 грн.
Сотрудники редакции "PC World Ukraine" получили для тестирования первую версию украинского текстового редактора "АБ Стиль" и попробовали ее в работе. Если охарактеризовать продукт коротко, то он прост и компактен.
Редактор действительно использует минимум ресурсов (вряд ли существуют аналогичные системы для Windows, занимающие на диске меньше 1,2 МБ). О том, насколько он быстр, судить трудно, поскольку ПК, на котором мы работали с "АБ Стилем", хорош и для более требовательных программ: процессор Pentium-166 MMX, ОЗУ 64 МБ, жесткий диск 3,2 Гб. Но все же нам удалось заметить, что длительные операции (открытие больших файлов, поиск и замену) он выполняет быстрее, чем MS Word 97.
Несмотря на свой скромный размер и спартанские запросы, редактор обладает широким набором возможностей, которых, вероятно, с лихвой хватит большинству пользователей. Однако для серьезной работы с текстами (например, такой, которую ведут редакторы журнала "PC World Ukraine") их явно недостаточно.
Основным форматом документов "АБ Стиль" является RTF. Кроме него, редатор поддерживает форматы Текстовый файл (*.txt) и Текстовый файл DOS (*.txt) (последний отличается тем, что при открытии и сохранении документа изменяется кодировка текста: в файле текст хранится в кодировке 866, а при редактировании используется 1251). Однако редактор поддерживает не все параметры форматирования, которые способен сохранить формат RTF, поэтому при редактировании документов, созданных в других редакторах, некоторые элементы форматирования будут утеряны. Функция сохранения документов обладает приятной особенностью - она сохраняет не только сам документ, но и историю внесения изменений. Поэтому отменить выполненные операции можно даже после того, как документ был заново открыт.
В редакторе можно использовать любые True-Type-шрифты, установленные в системе. Возможности форматирования текста практически такие же, как и у MS Word. Однако для шрифта нельзя задать цвет фона символов, а также применить к нему "экзотические" функции, как-то: зачеркивание, тень, контур и пр. Но, в отличие от большинства подобных редакторов, "АБ Стиль"позволяет использовать стили (еще бы, грешно не заложить эту функцию в редакторе с таким названием!), что значительно упрощает процесс создания документов и изменения их облика.
Возможности редактиования текста при помощи клавиатуры привычны: работать с буфером обмена можно как при помощи комбинаций Ctrl-Ins, Shift-Ins, так и посредством Ctrl-C, Ctrl-V. Любители "мышиной возни" могут нажимать соответствующие кнопки на панели инструментов или перетаскивать фрагменты текста (правда, скопировать таким способом не получится - клавиша Ctrl здесь не действует). Но программа не позволяет выделить вертикальный блок текста, хотя эта возможность значительно упрощает выполнение некоторых операций. Однако она является преимуществом более функциональных систем и в редакторах такого рода встречается редко.
Несомненное достоинство редактора - наличие комбинаций клавиш для вызова большинства команд. Но эти комбинации стандартны: их нельзя изменять, удалять или добалять новые. Все они приведены в руководстве пользователя в ходе описания функций программы и собраны отдельно в приложении. Однако, далеко не для всех операций, которые можно выполнить, имеются соответствующие пункты в меню, так что, не ознакомившись с руководством, вы можете и не подозревать о наличии некоторых весьма полезных возможностей. Допустим, если вы набрали русский текст латинскими символами, то эту ошибку можно достаточно быстро исправить: выделите нужный фрагмент и нажмите комбинацию клавиш Ctrl-Shift-K (или Ctrl-K, если у вас всего две раскладки клавиатуры). При помощи комбинаций клавиш можно вызвать и множество других полезных функций, например, вставить специальный символ, изменить регистр символов, размер и начертание шрифта, способ выравнивания, величину интервала и отступа текста, стиль.
Один из основных недостатков программы - отсутствие средств для создания и редактирования таблиц. Руководство пользователя рекомендует имитировать таблицы при помощи символов табуляции. Однако такая замена не равноценна, поэтому советуем создавать таблицы в специализированных приложениях и вставлять их так же, как рисунки - в виде OLE-объектов. Кстати о рисунках, если вы хотите вставить в документ рисунок, сохраненный в файле, ваш выбор ограничен форматами BMP, WMF, EMF и JPEG. Но, имея графический редактор, поддерживающий OLE, вы сможете включить в документ "АБ Стиль" изображение в любом формате.
Несколько камней в огород "АБ Стиля" можно бросить за отсутствие функций проверки орфографии, грамматики и автоматической расстановки переносов. Программа игнорирует даже имеющиеся в документе символы мягкого переноса. В таком случае не понятно, зачем тексту атрибут "язык" (команда Формат*Язык). Возможно, это просто плацдарм для расширения функциональности редактора в последующих версиях. Другие неудобства: нет возможности пронумеровать страницы и вставить колонтитулы (они отсутствуют как таковые). Но ведь для многих документов нумерация страниц является обязательной. Пользователям может не понравиться и отсутствие сносок, парных кавычек (они пропадают, даже если были) и автозамены при вводе (особенно если кто-то привык начинать предложения со строчной буквы).
Интерфейс программы прост и понятен. При переходе к новому редактору опытные пользователи вряд ли ощутят дискомфорт. Да и для новичков он окажется ничуть не сложнее, чем другие аналогичные продукты. Однако и в интерфейсе еще не все так, как хотелось бы. Например, отсутствует функция автосохранения, хотя в комплект поставки редактора не входит блок бесперебойного питания. А в диалоговом окне открытия документа в режиме просмотра файлов всех типов вы увидите только каталоги. На фоне этих недостатков возможность сделать диалоговые окна прозрачными выглядит несколько нелепо.
Возможно, мы слишком строги к первой версии программы, и у читателя может сложиться о ней негативное впечатление. Однако помните, что "АБ Стиль" - продукт украинского производства, он умещается на одной дискете и стоит всего 60 грн. Кроме того, компания "АБ Система" обеспечивает техническую поддержку своего продукта для зарегистрированных пользователей и предоставляет им возможность льготного или бесплатного приобретения новых версий "АБ Стиль". А в доказательство работоспособности этой программы примите факт, что текст данной статьи был набран именно в редакторе "АБ Стиль".
Олег Муравский.
Опубликовано в журнале PCWORLD Ukraine ? 10 (39) 1999г.
Контакты.
- По общим вопросам:
- президент и исполнительный директор - Александр Ботвинов (e-mail: alex@ab-system.com)
- По вопросам продаж и работы с партнерами: (e-mail: sales@ab-system.com)
- коммерческий директор - Александр Лозовой (e-mail: aleks@ab-system.com)
- руководитель киевского представительства - Валерий Крымков (e-mail: valera@ab-system.com)
- региональные менеджеры: (e-mail: sales@ab-system.com)
- Западный регион - Дмитрий Гречихин (e-mail: dima@ab-system.com)
- Восточный регион - Александр Лозовой (e-mail: aleks@ab-system.com)
- Центральный регион - Валерий Крымков (e-mail: valera@ab-system.com)
- Южный регион - Дмитрий Иванов (e-mail: dmitry@ab-system.com)
- По вопросам поддержки и консультаций (e-mail: support@ab-system.com)
- руководитель службы поддержки - Татьяна Романченко (e-mail: tata@ab-system.com)
- менеджер - Виолетта Заславская (e-mail: viola@ab-system.com)
- менеджер - Евгений Киндзерский (e-mail: kin@ab-system.com)
Штаб-квартира:
Украина, 79035, г. Львов, ул. Зеленая, 105, ООО "АБ Система"
Ukraine, 79035, Lviv, Zelena str., 105, AB System Co.
тел: (0322) 70-60-82, 70-44-91: tel
тел (факс): (0322) 70-60-90: (tel) fax
Представительство:
Украина, 04112, г. Киев, ул. Дорогожицкая, 11/8, оф.403
Ukraine, 04112, Kiev, Dorogozhitskaya str., 18/1, 7
тел (факс): (044) 440-86-79, 441-40-30: (tel) fax
email: sales@ab-system.com
Internet: www.ab-system.com
Продукты
Поддержка
Партнеры
Загрузка
Содержание
Почта